Oblíbené free&paid účetní aplikace, daňová evidence vs. účetnictví


Jakmile začnete podnikat, ať už jako živnostník nebo právnická osoba, bude vás jistě zajímat jak si vedete po ekonomické stráce. Takže povedete účetnictví (nebo jeho zjednodušenou variantu daňovou evidenci). A to nejen proto, že je to povinnost ze zákona, ale především proto, že účetnictví jako takové vám krásně poskytne informace o stavu vaší firmy, jejím hospodaření a finanční situaci. Informace z něho vám poslouží jako podklad pro další rozhodování o řízení firmy, pro kontrolu stavu majetku a pomůže vám při jeho ochraně majetku. Kromě toho vám může také dobře sloužit jako důkazní prostředek v případě sporů a v neposlední řadě z něho získáte podklady pro výpočet daňových povinností. Z tohoto pohledu bych tedy vedení účetnictví neviděla jako otravnou povinnost, ale spíš v něm vidím perfektní nástroj, který každý podnikatel, co to myslí se svým podnikání vážně a chce svou firmu rozvíjet, povede dobrovolně.

Jak už výše uvedla, v České republice se rozlišuje buď vedení daňové evidence nebo vedení účetnictví (dříve podvojné účetnictví).

Dnes se zaměříme na rozdíly mezi nimi, kdo je povinen co vést, co když uplatňuje výdajový paušál a také co když je podnikatel vedoucí daňovou evidenci plátcem DPH.

Daňová evidence

Daňovou evidenci vede samostatný podnikatel (OSVČ), pokud nechce dobrovolně vést účetnictví a nenařizuje mu to zákon o účetnictví. Tzn. že není zapsán v obchodním rejstříku, jeho obrat za přechozí kalendářní rok nepřekročil 25 miliónů Kč,  není účastníkem sdružení bez právní subjektivity (tzv. společnosti od 1.1.2014), kde alespoň jeden člen vede účetnictví, a ani mu to nenařizuje zvláštní právní předpis (§1 zákona o účetnictví). Ostatní osoby, tedy ty, které chtějí vést účetnictví dobrovolně, a ty, kterým to zákon výslovně nařizuje, jsou povinny vést účetnictví.

Daňová evidence zjednodušeně znamená přehled nebo soupis dokladů, který slouží ke stanovení základu daně z příjmu. Evidence obsahuje především údaje o příjmech a výdajích a o majetku a závazcích.

Zákon o účetnictví určuje pouze obsah daňové evidence, nestanoví přesnou formu ani způsob vedení. Je tedy na podnikateli, jakým způsobem bude příjmy, výdaje, majetek a závazky evidovat. Jediné co musí, je být připraven kdykoliv správci daně na jeho žádost prokázat stav svého majetku a závazků. Typicky se pro evidenci používá peněžní deník (přehled o příjmech a výdajích), který umožňuje mít pod kontrolou finance a peněžní toky. Vedle toho lze použít další evidence,  jako např. evidence pohledávek a závazků, zásob, mezd.

Jaký program pro vedení evidence použít?

1) Free/lowcost aplikace – nejposlednější trendy

Nejsnadnějším a nejlevnějším způsobem, jak vést daňovou evidenci, je program Excel (v Microsoft Office) nebo (Excel, Numbers v Mac). K tomu lze parádně využít fakturační programy zdarma (nebo vyšší úrovně za poplatek), jako např. iDoklad, Fakturoid nebo SuperFaktura, jejichž faktury poskytují perfektní a profesionální výstup vůči Vašemu klientovi. Faktury si tu lze více či méně tvořit na míru pomocí přepřipravených šablon nebo pomocí  editoru polí ve faktuře. Faktury z těchto aplikací mají v sobě zakomponovaný QR kód, což lze ocenit jako další účinný krok vedoucí k brzké platbě od klienta. Dnes už většina českých bank používání QR kódu podporuje, ovšem není od věci si před zakoupením aplikace zkontrolovat zda Vaše banka není náhodou výjimkou (např. mBank zatím QR kódy nepodporuje). Pro příznivce tabletů a ty, kteří potřebují mít výstupy z účetnictví nebo možnost fakturovat kdykoli a kdekoli, se nacházejí, uvedu aplikaci UctoX (na AppStore za necelých 14Euro), nebo Faktury od BIT Consulting (základní verze je dostupná už za necelé Euro). Pro zvýšení přínosu je dobré tyto aplikace propojit s internetovým bankovnictvím, resp. s free mobilními aplikacemi bank, které umožňují na cestách provádět nejběžnější úkony na svém bankovním účtu, jako např. provádět platby a získávat přehledy i transakční historii či čekávaných platbách.

Toto řešení se hodí spíše pro začínajícího podnikatele, který zatím nechce nebo nemá možnost investovat do účetního programu.

2) Klasický účetní program

Nákup účetního programu je pak další možností, kterou využijí zavedení podnikatelé nebo podnikatelé s větším objemem povinností, neboť účetní software práci výrazně zautomatizuje a zpříjemní. V jednom prostředí a pod hlavičkou jednoho správce aplikace můžete fakturovat, vystavovat příjmové a výdajové doklady, vypočítat základ daně či dokonce daň z příjmů, nebo sestavit a poslat daňové přiznání přímo na FÚ. Klasický účetní program je také velkým pomocníkem v mzdové agendě, což jistě ocení podnikatelé, kteří mají více zaměstnanců. Dnes už existuje plno programů, od desktopových až po cloudové, které pro podnikatele znamenají nulové náklady na hardware. Příkladem nejrozšířenějších desktopových programů je v české prostředí program Pohoda, Money. Jako příklad cloudových aplikací lze zmínit SB Cloud nebo FlexiBee online. Naposledy zmíněná aplikace je spustitelná i na systému Mac.

Co když uplatňuji výdajový paušál?

V případě, že vedete daňovou evidenci a hodláte uplatňovat výdajový paušál, není nutné vést  údaje o výdajích, neboť pro spolehlivé stanovení základu daně je dostačující vést jen evidenci příjmů. Ovšem záleží ještě na tom, zda je podnikatel plátcem DPH nebo není.

Co když je podnikatel vedoucí daňovou evidenci plátcem DPH a co když není plátcem DPH?

Při vedení daňové evidence je také důležité, zda je podnikatel plátcem DPH či nikoliv. Toto je důležité zejména tehdy, pokud podnikatel uplatňuje výdajový paušál. Pravidla pro určení kdo je plátcem DPH a kdo není jsou stanovena v zákoně o DPH. Zjednodušeně řečeno je podle tohoto zákona plátcem každá fyzická i právnická osoba, pokud není od placení DPH osvobozena.

V daňové evidenci zůstávají středem zájmu i nadále fyzické osoby. Fyzické osoby, které mají v ČR sídlo, provozovnu nebo místo podnikání, jsou osvobozeny od placení DPH, pokud jejich obrat nepřesáhne za předcházejících po sobě jdoucích 12 měsíců částku 1 mil. Kč. K platbě DPH se mohou tyto osoby přihlásit i dobrovolně. Pokud jejich obrat tuto výši překročí, stávají se plátcem DPH od 1. dne 3. měsíce následujícího po měsíci, kdy k překročení došlo. Do 15 dnů po skončení měsíce, ve kterém došlo k překročení obratu, je podnikatel povinen se zaregistrovat k DPH u příslušného finančního úřadu.

Základem pro vedení účetnictví a plnění povinností je přívětivé technické prostředí. Je skvělé, že v dnešní době je už těch aplikací tolik a v několika cenových úrovních, že si vybere nejen zavedený podnikatel, ale i začínající podnikatel.

Máte nějakou osobní ať už dobrou nebo špatnou zkušenost s účetním programem/účetní aplikací? Doporučili byste nějaký? Podělte se o ni s námi!