5 tipů pro vytvoření firemní podmínek používání sociálních sítí zaměstnanci (Social Media Policy)


Sociální sítě mohou být pro podnikání výborná věc. Zatímco v malé firmě nebo na začátku podnikání si obsah na sociálních sítích tvoří většinou majitel sám, ve větší firmě má tvorbu obsahu na starosti nějaký zaměstnanec nebo skupina zaměstnanců, a tak představa o obsahu a skutečný obsah by se nemusely vždy shodovat s vizí majitele. Proto je dobré sepsat firemní podmínky používání sociálních sítí a my se dnes spolu podíváme na to, na co je dobré se při jejich sepsání zaměřit.

Sociální sítě mohou být spása

Sociální sítě umožňují rozšířit firemní dosah za poměrně málo peněz. Jeden nebo dva pěkně napsané (a dobře načasované) příspěvky na Vašem firemním Facebooku, s nějakým opravdu originálním způsobem jak zapojit fanoušky, může být to pravé ořechové pro budování vztahu se stávajícími zákazníky.  Přece nebudete jen tak stát, nicnedělat, a čekat až konkurence, která sociální sítě dělá, přebere zákazníky a slízne smetanu.

…ale někdy mohou být jako prokletí:(

Na druhou stranu bez správné strategie a několika jasně definovaných pravidel pro psaní příspěvků a fungování na sociálních sítích firma riskuje, že si ohrozí vlastní reputaci a vystaví se řadě nepříjemnostem.

Vytvořte si tedy podmínky používání sociálních sítí!

Pokud jste firma, která vede blog a do náplně práce Vašich zaměstnanců spadá také psát příspěvky na firemních sociálních sítích, je zcela nezbytné, abyste měli sepsány podmínky používání sociálních sítí. Jsou nástrojem, který účinně ochrání zájmy Vaší společnosti i Vašich zaměstnanců. Není nad to, když zaměstnanec ví kde jsou meze jeho jednání a když zaměstnavatel ví, že mu zaměstnanec například neodejde s klientelou…

Podmínky nemusí být nikterak složité.  Dokonce se ani nemusí nazývat „podmínky“.  Nazvěte je například „osvědčené postupy“ nebo doporučení pro používání sociálních médií“. Záleží jen na Vás. Ať je nazvete jakkoli, měly by každopádně obsahovat body, které jsou šité přímo na míru Vaší firmě, a z nichž bude patrné, co mají Vaši zaměstnanci dělat a na co si mají dát pozor, když navenek prezentují Vaší společnost.

Při sepisování firemních podmínek používání sociálních sítí byste se měli zamyslet nad několika věcmi. Zde je několik tipů.

1. Stanovte obecná a jasná pravidla

Pište obecně a srozumitelně. Když budete psát obecně, můžete podmínky použít pro více sociálních sítí (např. pro Facebook i Google+). Zadefinujte pojmy. Co znamená například když se řekně: zaměstnanci píší příspěvky, komunikují s fanoušky, uveřejňují příspěvky. Nastavte jasná pravidla pro tvorbu obsahu, který mají psát, a jak mají například odpovídat na klientovy dotazy či stížnosti. Poslední věc, kterou byste přece chtěli, je, aby se po netu šířil nepovedený nebo neprofesionální příspěvek, který dá na frak pověsti Vaší firmy.

2. Nastavte zachování mlčenlivosti

Zdůrazněte, že je potřeba zachovávat mlčenlivost o důležitých firemních informacích. Mělo by být nad slunce jasné, že zaměstnanci nesmí zveřejňovat firemní obchodní tajemství nebo odkrývat interní strategie či jiné druhy důležitých informací.

3. Duševní vlastnictví

Neporušovat duševní vlastnictví 3. osob. Pokud Váš zaměstnanec bude při psaní příspěvků na sociálních sítích používat obrázky, videa nebo jiný obsah 3. osob bez předchozího souhlasu vlastníka duševního vlastnictví nebo se na používání nebude vztahovat výjimka, měl by si vyžádat písemný souhlas 3. strany. Jinak způsobí Vaší firmě nemalé nepříjemnosti.

4. Varování

Dejte pozor, pokud používáte sociální média pro screening potenciálních žadatelů o práci. Zaměstnavatelé mohou sice při rozhodování o přijetí využít určitých informací, které jsou o žadatelích na sociálních sítí bežně dostupné a ze kterých lze usuzovat například na  slabou pracovní morálku, klamné vylíčení odbornosti, ale naopak velmi obezřetně musí nakládat s informacemi, které se týkají základních práv a svobod žadatele. Ty jako takové by při rozhodnutí o přijetí neměly být brány v potaz vůbec a jsou to zejména tato základní práva: právo na ochranu rasy, pohlaví, svobody náboženského vyznání, národního původu, postavení, věku či sexuální orientace.

5. Poskytujte školení a stanovte odpovědnou osobu za komunikaci na sociálních sítí

Dávejte zaměstnacům školení o přípustnosti používání sociálních sítí. Čím více budou Vaši zaměstnanci vědět o tom, co mohou a co nemohou dělat při používání sociálních sítí, tím lépe budou vybaveni a budou schopni dělat kvalitní a hodnotnou reklamu Vaší firmě. Takové školení může dělat osoba, která bude odpovědná za komunikaci na sociálních sítích. Nejen že bude umět zodpovědět  jakoukoli otázku zaměstnanců a zákazníků, ale bude se také udržovat v aktuálních trendech a tím pádem bude umět promptně zareagovat a firemní podmínky použivání sociálních sítí aktualizovat.

Několik slov na závěr

Sociální sítě se stávají výborným nástrojem malých firem. Umožňují jim být víc vidět a být schopny konkurovat v dnešní internerové době.

A tak nedržte své zaměstnance od firemních sociálních sítí, ale raději je veďte a naučte, jak to správně dělat. Nastavte jasná pravidla, aby každý věděl kam až může a co už nesmí, a uvidíte, že Vám budou sociální sítě obstarávat správně a s nadšením!

Máte zájem o mou 15 min skype konzultaci (500 Kč) na téma jak správně vytvořit podmínky používání sociálních sítí šité na míru přímo Vaší firmě? Vyplňte kontaktní formulář! V případě, že si tvorbu firemních podmínek následně objednáte, bude Vám tato částka započtena na tvorbu těchto podmínek.